Zelfdoen of uitbesteden

Terug naar de core business, doen waar je goed in bent en overlaten aan anderen waar zij weer beter in zijn. Een steeds terugkerend vraagstuk binnen zorginstellingen. We zien het bij een Maartenskliniek, een instelling die zich echt gespecialiseerd heeft in orthopedische ingrepen. Het Oogziekenhuis in Rotterdam en tot slot de Daniel den Hoed Kliniek en het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis, allen specialisten op hun zorginhoudelijke vakgebied.

Op diverse plaatsen in het land zijn momenteel vergaande initiatieven om te komen tot één regionaal distributie centrum, het outsourcen van de voorraad functie. We zien dit in Groningen, in Twente en ook het Groene Hart ziekenhuis maakt gebruik van een externe dienstverlener op dit gebied. Daarnaast zijn er verschillende instellingen die hun inkoopafdelingen tegen het licht houden, moeten we dit nog zelf doen, gaan we samenwerken of besteden we het uit. Onderscheid kan dan nog gemaakt worden tussen het operationele inkoopwerk en het strategisch/tactische deel.

Uitbesteding van schoonmaak en wasserij is gemeengoed. Vaak ingegeven door personele problemen, soms ook doordat het voordeliger kon door het uit te besteden. Wat we de komende jaren meer en meer zullen zien is dat door de schaarste op de arbeidsmarkt, er niet alleen een financiële drive is om over uitbesteden na te denken. Nee, er speelt iets veel essentiëler: het wordt steeds moeilijke om de juiste medewerkers te vinden.
Of dit nu gaat om handwerkkrachten of om denkers, om administratieve krachten of verpleegkundigen en artsen. Daarnaast speelt een ander aspect mee en wel de kwaliteit en continuïteit uw procesvoering.

Als u gaat samenwerken of uitbesteden moet u een aantal zaken vanzelfsprekend goed regelen. Ga ik een samenwerking aan met de juiste partner, past deze bij de cultuur van onze organisatie en zo niet, welke toegevoegde waarde levert hij dan. Hoe borg ik de kwaliteit en belangrijker nog hoe bepaal ik die kwaliteit. Hoe kom ik weer van mijn samenwerking af als ik niet tevreden ben. Hoe voorkom ik dat de prijzen, net als de olieprijs, torenhoog stijgt door een toenemen vraag. Hoe en wat leg ik vast in een Service Level Agreement, hoe uitgebreid doe ik dat zonder dikke stapels papier te moeten produceren.

Een aantal tips en adviezen. De eerste, maak het niet complexer dan het is. We spreken ten slotte uitsluitend over het uitbesteden van één of meerdere diensten. Dat doet u namelijk al jaren, denk maar weer aan die schoonmaak, maar ook aan uw schilderwerk, uw gebouw en apparatuur onderhoud. De tweede, zoek een partner die de zorgmarkt kent, die de processen kent, die de cultuur kent. Een instelling is nog steeds iets anders dan een industrieel bedrijf, ondanks het feit dat er meer overeenkomsten dan verschillen zijn. De derde, leg zaken vast, maak een Service Level Agreement, waarin meetpunten en evaluatie momenten zijn vastgelegd, leg eventueel een bonus malus vast.

Maar vooral, …volg uw onderbuik gevoel, alleen als u een goed gevoel heeft bij een samenwerking is de basis aanwezig voor een goed resultaat, met uiteindelijk tevreden klanten, en daar doet u het toch voor!

Kars Sterenborg
Smeets’adviesgroep