Een goed programma van eisen is essentieel!

Het lijkt zo simpel. Iedere zichzelf respecterende Inkoper roept het tegen zijn interne klant: heeft u een programma van eisen (PvE)! Het antwoord moeten de interne klanten dan vaak schuldig blijven. Ze verwijzen naar de brochure van een leverancier waarin staat wat zij bedoelen. Ze verwijzen rechtstreeks naar een vertegenwoordiger die de inkoper daar wel bij kan helpen. Maar zelf met een gefundeerd, objectief programma van eisen komen waar ze echt behoefte aan hebben, het zijn zeldzaamheden!

Hier is dan ook een grote rol voor de moderne klantgerichte inkoper weggelegd. Hier kan de inkoper zijn toegevoegde waarde laten zien. Help de klant met specificeren, help te denken aan het inschakelen van de juiste deskundigen. De ene keer is dat een medisch technicus, de volgende keer de klinisch fysicus en weer een andere keer de hygiŽnist. Of, zoals vaak het geval een combinatie van deskundigheden binnen de instelling.

In de adviespraktijk waarin wij opereren, kom ik nog vaak PvE’s tegen die net zo goed kunnen worden omschreven als DUMW (Doet u maar wat!). Eisen die eigenlijk wensen zijn, wensen die voor al nice to have zijn. Eisen die onrealistisch zijn, onnodig duur, of concurrentie beperkend zijn. Jaren gelden schreef een jurist al dat je vooral probleemstellend moet aanbesteden. Woorden uit mijn hard geschreven.

Schets je probleem, waar wil je een oplossing voor. Maak gebruik van de creativiteit van de leverancier. Laat hem meedenken, gebruik hem als adviseur. Natuurlijk jij houdt de touwtjes in handen, maar gebruik van de kennis die er in de markt is. Tot die markt behoren ook je collega’s uit andere instellingen. Bel ze, ga er naar toe, ga kijken, bij je collega, maar ook bij de leverancier. Verdiep je in de materie waar je mee bezig bent. Desk research is goed, maar field research is beter!

Te weinig inkopende partijen maken nog gebruik van elkaars kennis en deskundigheid. Kom uit je stoel en stel je open voor ideeŽn van anderen. Tast de mogelijkheden af, ga vooral ook naar je interne klant en overtuig je van datgene dat voor hem de juiste oplossing is. Kortom help je interne klant met het opstellen van een goed PVE en hij zal je dankbaar zijn. Hij komt dan de volgende keer weer graag bij je terug voor deskundig advies en hulp, dan kun je tonen dat je als Inkoper toegevoegde waarde hebt!